Perchè lo devo salvare? Tanto lo trovo nell'email... ma anche no!

 Perchè lo devo salvare? Tanto lo trovo nell'email...

Ma anche no!

Si, lo ammetto, esistono persone, con evidenti problemi psicologici irrisolti, che si comportano effettivamente nel modo corretto, che fanno ordine nella posta e che governano i flussi di email in ingresso ed in uscita. A loro va tutta la mia stima ed invidia. Tuttavia, con un po' di sano qualunquismo dettato dall'esperienza, posso dire con serenità che il comportamento più frequente tende ad essere diverso e molto più rilassato, orientato al massimo risultato con il minimo sforzo. (E forse il minimo costo)

Tutto ciò parte da molto lontano.

C'era una volta... un epoca in cui le risorse informatiche erano imitate e le caselle di posta avevano una capienza nell'ordine di poche decine di Mega.  A quell'epoca si faceva di tutto per ottimizzare e risparmiare spazio: iniziò così una feroce lotta allo spam e vennero applicate procedure di cancellazione selettiva degli archivi di email, spesso basate su criteri arbitrari. All'ansia da ristrettezza si aggiunse l'angoscia da cancellazione e il pensiero di perdere documenti importanti. Ricordo ancora il "giorno delle pulizie di primavera" in cui partiva la caccia alle mail troppo "pesanti" per poterle gestire, salvare o cancellare. Con la necessaria pazienza, era facile individuare i pachidermi mettendo i file in ordine di "peso". Ricordo anche appositi tool di analisi sviluppati per thunderbird che, oltre a produrre simpatiche statistiche, mettevano in evidenza proprio i messaggi più ingombranti per liberare spazio sui mail server o sugli striminziti hard disk dell'epoca.

"Mai, mai scorderai. L'attimo, la terra che tremò. L'aria s'incendiò e poi silenzio..."

Venne il giorno dell'apocalisse. La posta elettronica cambio di colpo e tutto accadde nel momento in cui Google decise di regalare spazio infinito a tutti i gli utenti Gmail. Tanti Giga per tutti! All'epoca erano una quantità di spazio virtualmente inesauribile e, come se non bastasse,  sono stati via via aumentati proprio per garantire spazio sufficiente anche rispetto alle crescenti esigenze dettate dalle nuova generosa possibilità di archiviazione. Di conseguenza si è diffuso un frizzante senso di leggerezza e spensieratezza. Finalmente non era più necessario cancellare mail per liberare spazio e si poteva tenere tutto a portata di mano nella posta.

Da quel momento cambiarono molte cose e il cambiamento più significativo probabilmente riguarda proprio il nostro atteggiamento mentale e l'uso pratico della posta elettronica che da allora si diffuse. Chi ha utilizzato Gmail, all'epoca, ha iniziato a modificare il proprio comportamento: niente più pulizie di primavera, niente più pensieri sull'esaurimento delle risorse, niente più bisogno di fare ordine.

Oltre all'abbondanza di risorse, ci si rese conto anche della praticità di poter disporre di una potente ed automatica indicizzazione delle mail, dei loro metadati e dei loro allegati. Gran parte delle persone iniziò a disinteressarsi della catalogazione e, in ultima analisi, della gestione della posta arichiviata.

Perchè perdere tempo a catalogare, etichettare, spostare, salvare e archiviare email quando, con un veloce ed intuitivo comando, era ed è possibile trovare rapidamente ogni cosa, anche se apparentemente sperduta nel mare magnum dell'ininterrotto e lunghissimo flusso di messaggi?

Questa banale considerazione ammalia l'essere umano e fa leva sulla sua innata pigrizia. Non so dire se sia un fattore trascinante ma di certo la pigrizia umana ha contribuito molto al successo di Gmail.

Negli anni questa tendenza si è consolidata e oggi pare molto normale cercare documenti direttamente nella posta anzichè in archivio.

Purtroppo in ogni favola c'è sempre una mela avvelenata, una strega cattiva, un lupo affamato o una matrigna cattiva. Così, anche nella favola dello spazio infinito e della conservazione eterna arriva il colpo di scena che cambia tutto e ogni cosa si trasforma da azzurra e sgarzullina in rossa e dardeggiante.

Arriva il GDPR

Eh... già, ma non è mica questa la strega cattiva. Forse, nella metafora, il GDPR è il principe azzurro, il cacciatore o la fata madrina. Il GDPR prova a salvarci dal problema, non facciamo confusione.

Ma allora qual'è il problema?

Il problema è proprio la sempiterna conservazione di tutto ciò che arriva per posta, senza distinzioni e senza preoccupazioni. 

Nel GDPR sono contenuti alcuni importanti principi e questi sono oggi un obbligo di legge. I principi della minimizzazione del dato (1) e della limitazione delle finalità (2) e della limitazione della conservazione (3), descritti dal GDPR, non sono nati oggi, sono ben più risalenti e rappresentano una ESIGENZA sentita sin dai tempi in cui la normativa in materia di protezione di dati ha emesso i suoi primi vagiti. Oserei dire che sono esigenze molto umane, connaturate ad ogni persona, bisogni ontologici rispetto al dato spesso che, si spera, debba vivere la sua vita secondo natura: il dato deve nascere, deve vivere e deve morire. 

Il dato non può esistere per sempre e non può essere utilizzato per qualsiasi cosa ci possa venire in mente di fare in futuro. Il rischio sotteso a questa nefasta possibilità è così grande da essere una delle distopie più ricorrenti nella letteratura e nella cinematografia. Questo ci deve terrorizzare: un calderone dove tutto entra e da cui nulla si cancella, una cornucopia di dati stratificati, automaticamente indicizzati e solo all'apparenza disordinati, infiniti dati strutturati che si possono elaborare, che possono essere messi in relazione ad altri dati, che possono essere estratti o selezionati secondo criteri arbitrari.

Allora l'antagonista, il cattivo, non è il GDPR bensì la concezione stessa della email senza limiti ed utilizzata, in modo improprio, come immenso archivio incrementale e alluvionale.

Prendere coscienza di tutto questo è abbastanza doloroso anche perchè, se vogliamo trarre delle conclusioni, dobbiamo ammettere che:

• stiamo sbagliando ad usare la posta come archivio universale dell'impresa
• abbiamo bisogno di salvare altrove sia i file che la corrispondenza da conservare
• abbiamo bisogno di definire un tempo di conservazione per l'archivio della posta elettronica
• abbiamo bisogno di cancellare periodicamente tutto ciò che non abbiamo messo da parte dopo il tempo di conservazione
• abbiamo anche bisogno di un sistema di gestione documentale per non trovarci di fronte ad un archivio inutilizzabile
• ...infine... ci accorgiamo che il Garante ha ragione e che ci sanziona per questo comportamento.

In tutto questo torna alla mente un recente ed illuminante provvedimento del Garante Privacy che ci permette di prevedere cosa accadrebbe se dovessimo essere giudicati noi, sulla base di come gestiamo la posta elettronica in azienda. 

Non finirebbe per niente bene.

Buon lavoro colleghi DPO!

Prosit.

Appendice documentale ---

Il provvedimento citato in ultimo è qui (Ordinanza ingiunzione nei confronti di Stay Over s.r.l. - 21 luglio 2022 [9809466]) ed è una pietra miliare per la gestione delle email in azienda.

Oltre a questo, sono rilevanti anche altri provvedimenti e linee guida sullo stesso tema e di stesso identico orientamento:

Provv. 1° marzo 2007, n. 13 “Linee guida per posta elettronica e internet” (QUI)

Provv. 29.10.2020, n. 214, doc. web n. 9518890 (QUI)

Provv. 29.9.2021, n. 353, doc. web. n. 9719914 (QUI)

Provv. 16.12.2021, n. 440, doc. web n. 9739653 (QUI)

provv. 1° febbraio 2018, n. 53, doc. web 8159221(QUI)